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Cryoserver


Cryoserver - Email-Archivierungs-Lösungen

Verschärfte gesetzliche Rahmenbedingungen sowie die enorme Zunahme der geschäftsrelevanten E-Mail-Kommunikation machen die automatische und revisionssichere Archivierung von E-Mails unerlässlich.


Zahlreiche Unternehmen befinden sich in einem eigentlichen 'Archivierungsdilemma'. So fordert der Gesetzgeber eine revisionssichere beziehungsweise 'forensische' Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente - auch von E-Mails. Zudem sind Firmen vermehrt aus eigenem Antrieb bestrebt, die oft gigantische Menge elektronischer Nachrichten langfristig zu speichern - und einfach wiederzufinden. Dies beispielsweise, um elektronisch abgewickelte Geschäfte nachverfolgen zu können und Sachverhalte im Streitfall zu beweisen.

Einfache Archivierungs- und Backup-Lösungen erfüllen die entsprechenden Anforderungen meist nicht. Leistungsfähige Systeme dagegen sind - beziehungsweise waren - oft sehr komplex und nicht innerhalb der Budgetgrenzen. Die Lösung dieses Dilemmas: Cryoserver.

Cryoserver - Highlights im Überblick (ein Auszug):

  • Gesetzeskonforme, revisionssichere E-Mail-Archivierung
  • Sofortiger Zugriff auf archivierte Daten
  • Komfortable 'Information Retrieval'-Funktionen
  • Einfachste Einbindung in bestehende Mailsysteme (AD-Integration)
  • Outlook-Plug-in verschafft Zugriff auf E-Mails, die aus der In-Box gelöscht sind
  • Emails werden dedupliziert um den Speicher zu entlasten.
  • Auditierungskonform (Aktivitäten werden nahtlos protokolliert und bei der privilegierten Suche an eine Auditierungsstelle geschickt)
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Rechtliche Grundlagen:

Umfragen zufolge sind sich viele Firmen in der Schweiz der Aufbewahrungspflicht von Emails nicht bewusst.

  • Jede im Handelsregister eingetragene Firma, ist gesetzlich verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren.
  • Seit 2002 sind geschäftsrelevanten Emails bezüglich Aufbewahrungspflicht den entsprechenden Papierdokumenten gleichgestellt.
  • Die Archivierung aller relevanten Dokumente muss revisionssicher sein. Das bedeutet, dass jede nachträgliche Änderung feststellbar sein muss.
  • Die archivierten Dokumente müssen von berechtigten Personen jederzeit innert nützlicher Frist geprüft werden können.
Wer geschäftsrelevante Emails innerhalb der Aufbewahrungspflicht löscht, macht sich unter Umständen strafbar.

Revisionssichere Archivierung

Die Anforderungen an die gesetzteskonforme Archivierung werden von Cryoserver perfekt umgesetzt. So speichern die Appliances sämtliche E-Mails und deren Anhänge automatisch und verschlüsselt. Diese können weder gelöscht noch verändert werden. Zudem werden die Nachrichten automatisch mit entsprechenden Informationen wie Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Anhänge etc. versehen ('getagt') sowie mit einem Hash-Wert gespeichert. Nebst der unwiderruflichen Speicherung von E-Mails und Anhängen unterstützen die Cryoserver-Systeme die automatische Indexierung. Dabei sind alle denkbaren Dateitypen - es sind deren 250 - unterstützt, womit auch die komfortable Suche in Attachments gewährleistet ist.

Erwähnenswert ist ferner die hohe Transparenz im Bereich der Protokollierung. So werden sämtliche Aktivitäten im Archiv festgehalten. Auch bei der privilegierten Suche durch den Administrator wird jede Bewegung aufgezeichnet und in einem Report festgehalten. Dieser wird automatisch an eine vorgängig definierte Auditierungsstelle gesandt.